De overstap naar SharePoint en Microsoft Teams: voorkom veelvoorkomende problemen

Veel bedrijven maken de overstap van een traditionele fileserver naar het gebruik van SharePoint en Microsoft Teams. Hoewel deze moderne tools tal van voordelen bieden, kunnen er ook problemen ontstaan als de overstap niet goed wordt voorbereid.

Veelvoorkomende Problemen

1. Complexe Structuren en Lange Naamgevingen: Bedrijven zetten vaak hun bestaande fileserverstructuur over naar SharePoint zonder deze te vereenvoudigen. Dit leidt tot complexe structuren en lange naamgevingen die moeilijk te beheren zijn.
2. Gebrek aan Samenhang: Zonder duidelijke afspraken en een goed doordachte structuur, beginnen medewerkers willekeurig teams aan te maken in Microsoft Teams. Dit resulteert in een gebrek aan samenhang en overzicht binnen de organisatie.
3. Onvoldoende Training: Medewerkers zijn vaak niet voldoende getraind in het gebruik van de nieuwe tools, wat leidt tot inefficiëntie en frustratie.

Vooraf Goed Nadenken

Om deze problemen te voorkomen, is het essentieel om vooraf goed na te denken over de te kiezen richting: een Teams First of SharePoint First beleid.

• Teams First: Hierbij wordt de structuur van Teams leidend en wordt SharePoint hierop afgestemd. Dit bevordert de samenwerking en communicatie binnen teams, maar vereist een goed doordachte kanaalstructuur.
• SharePoint First: Hierbij wordt eerst een eenvoudige en logische structuur in SharePoint opgezet, waarna Teams hierop wordt afgestemd. Dit is vooral nuttig voor organisaties die sterk afhankelijk zijn van documentbeheer.

Tips voor een Succesvolle Overstap

1. Duidelijke Structuur: Ontwerp een duidelijke en eenvoudige structuur voor zowel SharePoint als Teams. Zorg ervoor dat deze structuur aansluit bij de werkprocessen van de organisatie.
2. Naamgevingsconventies: Stel duidelijke naamgevingsconventies op om lange en verwarrende namen te voorkomen.
3. Gebruik van Labels: Pas labels toe voor een betere organisatie en vindbaarheid van documenten.
4. Training en Ondersteuning: Zorg voor voldoende training en ondersteuning voor medewerkers om hen vertrouwd te maken met de nieuwe tools.
5. Regelmatige Evaluatie: Evalueer regelmatig de structuur en het gebruik van SharePoint en Teams om te zorgen dat deze blijven aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Door vooraf goed na te denken over de te kiezen richting en de structuur, kunnen bedrijven een soepele en succesvolle overstap maken naar het gebruik van SharePoint en Microsoft Teams. Neem contact met ons op voor meer informatie.