De tips van Joachim: zo werkt u sneller met Microsoft 365

c? Dan is een werkplek op basis van Microsoft 365 altijd een goede keuze. De vele krachtige apps en tools houden uw collega’s optimaal productief. Maar er zijn ook waardevolle handigheidjes die minder bekend zijn. Collega Joachim Hodes deelt een aantal tips waarmee u en uw collega’s makkelijker samenwerken. 

• Werk tegelijkertijd in hetzelfde bestand
  Eindeloos versies op en neer mailen en aanpassingen doen, nét in die verkeerde versies. Met Microsoft 365 werkt u tegelijkertijd in hetzelfde document wanneer u dat wilt. Het document staat ook in de cloud opgeslagen, dus op en neer mailen is niet meer nodig. Dat werkt wel zo prettig.
• Chat in plaats van mail
  U herkent het vast: uitpuilende e-mailboxen, waarvan het merendeel van de mails over dezelfde onderwerpen gaat of hooguit een ‘FYI’ bevat. Het risico ontstaat dat het overzicht verdwijnt en er te weinig focus is voor de zaken waar u wél iets mee moet doen. Microsoft 365 biedt de mogelijkheid om te chatten met collega’s, bijvoorbeeld via Microsoft Teams. Niet alleen stemt u sneller zaken af, het bespaart tegelijkertijd ook een hoop e-mails en dat houdt de inbox overzichtelijker.
   

• Stuur vermeldingen aan personen binnen Microsoft Teams 
  Microsoft Teams is dé plek om online samen te werken en bestanden met elkaar te delen. Als u samenwerkt op afstand kan het wat langer duren om bepaalde personen te bereiken. Om hen toch snel op de hoogte te stellen kunt u mensen mentionen. Dat doet u met het @-symbool, gevolgd door de naam van de persoon die u wilt bereiken. Deze krijgt een melding van de tag en weet dus dat zijn of haar input wordt gevraagd. Dat werkt toch net even wat sneller.
   
• Stuur koppelingen in plaats van bestanden
  U kent het wel: loodzware PowerPoint-presentaties die uw mailbox verstoppen, of een hele rits documenten als bijlage in een e-mail. Irritant, erg onoverzichtelijk en de kans dat er meerdere documentversies in omloop zijn neemt toe. Met Microsoft Teams is dat niet meer nodig. Bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive kunnen heel makkelijk worden gedeeld. Ga naar het bestand, klik op het rondje dat ervoor verschijnt, en kies ‘Delen’. Kopieer de link en deel hem met uw collega’s. 
   
• Dicteer uw teksten
  Ook deze optie is handig als u bijvoorbeeld even niet in de gelegenheid bent teksten te typen. Hiervoor heeft u wel een mobiel device met microfoon nodig. Onder andere Word, PowerPoint en Outlook hebben een dicteerfunctie, die beschikbaar is via de optie ‘Dicteren’ onder ‘Start’. Let op: als u leestekens als punten en komma’s wilt gebruiken, dan moet u die bij naam noemen.   

Meer weten?
Wilt u uw collega’s ook lekkerder laten werken met een cloudwerkplek? Kies dan bijvoorbeeld voor een Axoft EASY cloudwerkplek. Wij zorgen ervoor dat uw collega’s met de juiste tools samen kunnen werken op afstand! Neem contact met ons op en wij zorgen dat u snel de beste oplossing voor uw organisatie in huis haalt. Lees hier ook hoe Microsoft 365 Business uw cloudwerkplek krachtig en beheersbaar maakt.