Deze vijf Office-hacks maken uw leven een stuk makkelijker

Haalt u alles uit Microsoft Office? De apps bieden een keur aan mogelijkheden, waaronder enkele die wellicht wat minder bekend zijn. Toch zijn ze de moeite waard, omdat ze uw collega’s nog makkelijker en slimmer laten werken. Collega Steven Rietveld deelt een aantal handige Office-hacks met u, zodat u de voordelen ervan snel zelf kunt ervaren.

• Slimmere notities maken met OneNote

  Met Microsoft OneNote beschikt u op ieder apparaat over al uw digitale notities. Notities kunnen bovendien opgemaakt en geordend worden zoals u wilt: als tekst of bulletpoint, maar ook als afvinkbaar item (door de toetsencombinatie Ctrl+1), belangrijke opmerking (Ctrl+2) of vraag (Ctrl+3). Zo ziet u in één oogopslag de hoofdlijnen. Snel delen met uw collega’s? Dat kan in een mail, in OneNote zelf, of als notulen in een Outlook-agenda-item.

• Makkelijk in hetzelfde bestand werken
  

  Samen aan een document werken is niet altijd even eenvoudig – voor u het weet zijn er talloze versies en weet niemand meer wat de juiste is. Als u uw document opslaat op OneDrive of SharePoint, kunt u met uw collega’s in realtime in hetzelfde document werken. Wijzigingen worden direct weergegeven en u ziet precies wie wat aan het doen is. Zit u niet in dezelfde ruimte of call? Dan is er ook nog een handige chatfunctie waarmee u makkelijk overlegt met de andere bewerkers, zonder het Word-document te hoeven verlaten. Dit scheelt een hoop coördinatie en hoofdbrekens.

• Documenten opmaken in enkele klikken
  

  Bent u veel tijd kwijt met het opmaken van documenten? Als deze telkens in dezelfde huisstijl opgemaakt moeten worden is hier een handige oplossing voor. U hoeft maar één keer de juiste lettertypes in te stellen en logo’s toe te voegen, en het document dan op te slaan als sjabloon. Als u een nieuw document aanmaakt en voor dit sjabloon kiest, kunt u zich volledig focussen op de inhoud. Zelfs terugkerende koppen, teksten of tabellen kunnen in het sjabloon opgenomen worden. Zo kunt u er meteen mee aan de slag.

• Stuur e-mailbijlagen in de vorm van links
  

  Een bijlage bij uw mail voegen is niet altijd even handig. Grote bestanden kunnen voor vertraging of een volle mailbox zorgen. Bovendien zou u bij wijzigingen steeds nieuwe versies moeten rondmailen. Van bestanden die op Microsoft OneDrive of SharePoint staan kun je ook een link delen. Hiermee heeft de ontvanger altijd toegang tot de laatste versie van het document en blijft de bijlage van het mailtje leeg. Ideaal voor het delen van projecten waar vaak aanpassingen in gedaan (moeten) worden.

• Altijd optimaal plannen met de Planningassistent
  

  Een meeting plannen kan, vooral als er veel genodigden zijn, erg moeilijk zijn. Als u blind een tijd kiest, is er altijd wel iemand die al een andere verplichting heeft staan. Outlook heeft echter een ingebouwde Planningassistent, waarmee u in één oogopslag ziet op welk moment al uw collega’s een gaatje in hun agenda hebben. U vindt deze handige optie als tabblad als u een agenda-item aanmaakt en er collega’s voor uitnodigt. Zo bent u er zeker van dat iedereen bij een belangrijke vergadering aanwezig kan zijn.

Wilt u uw Microsoft Office nog slimmer gebruiken?

Axoft is expert op het gebied van Microsoft-oplossingen.  Daarom weten we precies hoe u deze optimaal kunt inzetten binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld als onderdeel van uw cloudwerkplek. Benieuwd wat ú kunt doen om Office nog slimmer en efficiënter te gebruiken? Maak dan nu een afspraak.

Steven Rietveld

Trainer en accountmanager bij Axoft IT & Telecom