Met deze tips haalt u nog meer uit uw Teams-vergadering

Vindt u uw weg in het nieuwe zakelijke normaal? Voor velen van ons is het lastiger om collega’s in levenden lijve te spreken. Microsoft Teams biedt dan uitkomst. Sterker, deze handige samenwerkingstool kan je meetings zelfs een boost geven. Robert Zoeteweij, Commercieel Manager IT bij Axoft, licht het graag uit aan de hand van een viertal voorbeelden hoe u meer uit uw Teams-vergadering haalt.

• Eenvoudig interactieve presentaties geven
  Brainstormen is een ideale manier om snel op nieuwe ideeën te komen. samen met uw team een fysiek whiteboard met post-its vullen is helaas geen optie. Gelukkig werkt Teams goed samen met de gratis Microsoft Whiteboard-app, die optioneel beschikbaar is. U hoeft alleen Teams- vergadering te starten en het whiteboard te delen met de andere deelnemers. Het whiteboard blijft toegankelijk voor alle deelnemers, ook na de sessie. Daardoor kunnen er altijd zaken bijgewerkt of toegevoegd worden. Zo verlopen samenwerkingen op afstand nog sneller en vooral makkelijker.

• Brainstormen op afstand met een digitaal whiteboard
  Collega’s die te laat of helemaal niet inbellen en schommelingen in het concentratieniveau; niet alle informatie in een meeting komt evengoed binnen. In dat geval is het fijn als u later bepaalde punten uit de meeting nog eens kunt terughalen. Dat kan met de opnamefunctie binnen Teams. U neemt heel eenvoudig audio op, en kunt daar een transcript van inzien. U en uw teamleden kunnen zo de meeting nog eens rustig terugluisteren en -lezen.

• Opnemen en terugluisteren van de vergadering
  Collega’s die te laat of helemaal niet inbellen en schommelingen in het concentratieniveau; niet alle informatie in een meeting komt evengoed binnen. In dat geval is het fijn als u later bepaalde punten uit de meeting nog eens kunt terughalen. Dat kan met de opnamefunctie binnen Teams. U neemt heel eenvoudig audio op, en kunt daar een transcript van inzien. U en uw teamleden kunnen zo de meeting nog eens rustig terugluisteren en -lezen.

• Effectiever sparren met collega’s
  Veel meetings vinden in feite ongepland plaats. Denk aan collega’s die spontaan met een vraag aan uw bureau staan. Deze contactmomenten zijn belangrijk, maar kunnen iemand wel volledig uit zijn of haar concentratie halen. Ook op dit gebied maakt Teams het u een stuk makkelijker. Collega’s benaderen met een vraag is simpel: u typt hun naam in het zoekbalkje en stuurt een chatbericht. Daar krijgen zij een notificatie van, behalve als de Niet storen-status ingeschakeld is. Zo hebben collega’s niet alleen vrijheid om te antwoorden wanneer dat het beste uitkomt, maar ook om even geen notificaties te ontvangen als zij geen afleiding kunnen gebruiken.

Ook makkelijker samenwerken op afstand?
Efficiëntere en makkelijkere online meetings: dat regelt Axoft, bijvoorbeeld in combinatie met Microsoft Teams. Ik ga graag het gesprek aan over de mogelijkheden. Omdat wij een full service-dienstverlener zijn denken we met u mee én ondersteunen we u met het opzetten van nieuwe oplossingen. Maak nu online een afspraak.

Robert Zoeteweij – Commercieel Manager IT