Videoconferencing: het nieuwe normaal voor uw vergadering?
De manier waarop we samenwerken is flink veranderd; we werken nog steeds veel vanuit huis en fysieke afspraken zijn beperkt. Om het gemis aan persoonlijk contact te compenseren zijn we massaal gaan videovergaderen. Wat denkt u, is dit het nieuwe normaal als alternatief voor vergaderingen en overlegbijeenkomsten?
Videobellen breed geaccepteerd
Naast vaker thuiswerken is videobellen tijdens de coronacrisis steeds meer gemeengoed geworden. Dat is dan toch wel een groot voordeel aan deze tijd. Veel bedrijven en medewerkers die eerder sceptisch waren, hebben nu waarschijnlijk hun mening aangepast. En dat is maar goed ook, vinden wij. Wat ons betreft is videoconferencing een blijvertje.
In te zetten voor diverse doeleinden:
Nu hoeft niet elk telefonisch overleg vervangen te worden door een videovergadering. Voor veel zaken volstaat een kort belletje. Wanneer zet je video dan wel in? Vooral voor de langere overlegsituaties waarbij persoonlijk contact belangrijk is. Denk bijvoorbeeld aan:
- Weekmeetings en andere overlegbijeenkomsten: De week aftrappen met een teamoverleg of de kwartaalcijfers doorspreken met de klant? Videoconferencing leent zich hier perfect voor. Het is wel handig als dit efficiënt verloopt, zeker met veel deelnemers. Eerder deelden we deze zeven tips voor een efficiënte videovergadering
- Presentaties: Wilt u een PowerPoint-presentatie geven aan anderen? Dan kan dat eenvoudig via een videoconferentie. Selecteer vanuit het programma de presentatie die u wilt delen en deze zal bij de andere personen op hun beeld verschijnen. Klik erdoorheen zoals u normaal ook doet en houd eenvoudig uw presentatie.
- Demonstraties/instructies: Wilt u laten zien hoe een bepaalde softwareoplossing werkt of hoe collega’s bepaalde werkzaamheden het beste kunnen uitvoeren? Door het scherm te delen kunt u ze laten zien hoe iets werkt. Andersom kan ook; zij proberen een oplossing uit en u kijkt mee of dat naar wens verloopt.
Non-verbale communicatie zichtbaar
U herkent het misschien wel: tijdens een telefoongesprek maakt de andere persoon een opmerking die u moeilijk kunt peilen. Maakt hij nu een grap of is hij serieus? In dit geval biedt videovergaderen ook uitkomst; het is een stuk persoonlijker. Het grote verschil is dat u hierbij ook non-verbale uitdrukkingen kunt waarnemen. En die bepalen voor een groot deel uw communicatie.
U houdt tijd over
Waarom stonden we eerst nog zo vaak in de file? Of waren we drie uur onderweg voor een meeting die niet eens zo lang duurde? Dat is omdat dat normaal was. Maar met het nieuwe normaal verandert ook de standaard voor vergaderen. We zijn kritischer gaan nadenken over de besteding van onze tijd. En met een videovergadering besparen we een hoop tijd. Tijd die u vast wel beter (of leuker) kunt besteden! En dan hebben we het nog niet gehad over de milieubelasting die dat autoritje teweegbrengt.
Welke oplossing voor videoconferencing?
Nu bent u wellicht overtuigd van het nut en de voordelen van videovergaderen. Maar hoe kiest u nu de beste oplossing hiervoor? Gebruikt u een videovergadering incidenteel, en is het vooral gericht op overleg? Dan kan een relatief eenvoudige video-oplossing al volstaan. Wilt u echter meer op samenwerking focussen, presentaties kunnen geven en samen aan Office-documenten werken? Dan kan een uitgebreidere tool zoals Microsoft Teams uitkomst bieden. Al uw zakelijke bestanden én de mogelijkheid om met elkaar te (video)bellen en chatten vindt u daarmee in één oplossing.
Ook slimmer samenwerken?
Bent u op zoek naar een oplossing voor videovergaderingen? Of verlopen de videovergaderingen niet zo soepel als u had gehoopt? Neem dan contact op met onze specialisten. Dan kijken we naar wat u nodig heeft en kiezen zo de beste oplossing voor uw bedrijf. Bijvoorbeeld de Axoft EASY cloudwerkplek.
