Vijf valkuilen bij het inrichten van een online werkplek in de cloud

Vraagt u zich weleens af hoe de ideale cloudwerkplek eruitziet? De inrichting ervan kan per afdeling, en zelfs per persoon verschillen. Dat kan overstappen of herinrichten algauw verwarrend maken. Om u beter op weg te helpen deelt collega Ronald Au hierbij enkele valkuilen bij het inrichten van de online werkplek in de cloud. Zo komt u in één keer goed beslagen ten ijs en maakt u sneller de juiste keuze.

1. Identieke werkplekken voor iedere collega

De manier waarop uw collega’s werken verschilt per functie. Zo zullen uw accountmanagers andere wensen hebben qua devices en apps dan uw administratieve medewerkers. Het is daarom onzinnig om een one-size-fits-all-benadering toe te passen. U doet er goed aan om het gesprek met uw collega’s aan te gaan, zodat u inzicht krijgt in ieders wensen en eisen. De antwoorden kunt u gebruiken om werkplekken efficiënt en op maat in te richten. Zo werkt iedereen op een manier die bij zijn of haar taken past.

2. Onvolledige inrichting van de werkplek

Hoe u het maximale uit uw cloudwerkplekken haalt? U bereikt het wanneer de inrichting aansluit bij het geplande gebruik. Is dat niet zo, dan kan dat gevolgen hebben voor de productiviteit en bereikbaarheid. Maak van tevoren een overzicht van taken en werkzaamheden, en verbind daar passende apps aan. Voor uw productiviteit en online samenwerkingsverbanden kunt u denken aan Microsoft 365 en Teams. Ook hosted telefonie-apps en unified communications-oplossingen zijn waardevolle tools. Hiermee bent u ook op afstand optimaal bereikbaar voor klanten en collega’s. Specialistisch advies via Axoft maakt de keuze overigens een stuk eenvoudiger.

3. onvoldoende betrekken van collega’s

Stapt u net over naar een online werkplek in de cloud, of heeft u deze aangevuld met nieuwe tools? Dan is het wel zo prettig als uw collega’s weten hoe ze deze kunnen gebruiken. Zo loopt u niet het risico dat collega’s niet goed met de nieuwe opstelling kunnen werken, wat gevolgen kan hebben voor de productiviteit. Betrek uw collega’s vooraf in dit traject, zodat u draagvlak creëert voor de nieuwe opstelling. Wijs ze op de voordelen en leer ze de tools effectief in te zetten. Zo vergemakkelijkt u een succesvolle adoptie en waarborgt u het gebruiksgemak en daarmee de productiviteit. In de video Vertelt collega Jean-Philipe meer over de cloudwerkplek.

4. Ondermaatse infrastructuur

Cloudwerkplekken kunnen de databelasting op uw infrastructuur verhogen. Dat komt doordat meer apparaten op afstand online verbonden zijn. Ook de hoeveelheid digitale data neemt toe. Uw infrastructuur moet dat wel aankunnen. Als deze niet toekomst vast is loopt u het risico op verstoringen. Het is daarom erg verstandig om uw bestaande bedrijfsnetwerk van tevoren door te lichten en te updaten waar nodig. Zo komt u straks niet voor vervelende verrassingen te staan en werken uw collega’s ongestoord en productief door.

5. Gebrek aan passende security

Ook security ‒ altijd een prioriteit ‒ moet optimaal zijn afgestemd op de wetten van de cloudwerkplek. Het aantal dreigingen neemt nog altijd toe en flexibel werken kan een verhoogd risico op diefstal of verlies van apparatuur betekenen. Mobile device management-oplossingen zoals Axoft EASY MDM zijn de juiste keuze. Hiermee beheert u uw werkplekken eenvoudig op afstand, waardoor ze functioneel blijven en ongewenste indringers buiten de deur houden. Dat scheelt u veel tijd en u weet zeker dat alle werkplekken altijd up-to-date zijn. Een must-have in deze tijden van thuiswerken.

Zo gaat u in één keer goed op weg  

Wilt u ook alles uit uw online werkplek in de cloud halen en de productiviteit en het gebruiksgemak zodoende verbeteren? Axoft ondersteunt u hier graag in en neemt u hierbij zoveel mogelijk werk uit handen. Maak online een afspraak.

Ronaldo Au  ‒ Accountmanager