Zeven tips voor een efficiënte videovergadering
Videovergaderen is ideaal om op afstand met uw collega’s te sparren. Iedereen spreekt en ziet elkaar in realtime, waardoor er sneller naar resultaat kan worden toegewerkt. Effectief videovergaderen komt echter met een aantal voorwaarden. Een goede voorbereiding en de juiste afspraken zijn bepalend voor het succes. We zetten zeven belangrijke aandachtspunten op een rijtje.
- Focus op gebruiksgemak
De allerbelangrijkste voorwaarde voor succesvol videovergaderen is gebruiksgemak. Inloggen zou niet moeilijker moeten zijn dan klikken op een link. Kies daarom een gebruiksvriendelijke oplossing die eenvoudig vanaf ieder mobiel device kan worden gebruikt. Een goed voorbeeld is Microsoft Teams. Binnen één omgeving kunt u videovergaderen en direct bestanden updaten en delen. - Test de verbinding
Niets zo hinderlijk als haperende beelden en stotterende audio als gevolg van een trage verbinding. Test daarom vooraf de verbinding zodat u zeker weet dat deze stabiel en snel genoeg is. Bel bijvoorbeeld eerst met een collega en kijk of dat goed gaat, voordat u de vergadering met andere partijen ingaat. Hapert het beeld of is de kwaliteit laag? Probeer dan de internetverbinding te verbeteren. - Kies een comfortabele werkplek
Ook als u op afstand vergadert is een comfortabele werkplek belangrijk. Hoe schoner en opgeruimder uw werkplek, hoe beter uw focus. Ook voldoende lichtinval is bij videovergaderen natuurlijk erg belangrijk. Zorg er verder voor dat u beschikt over een ergonomisch afgesteld bureau en dito bureaustoel. Een laatste tip is een goede positionering van de camera in uw laptop. Daarmee vermindert u het risico op fysieke klachten. - Voorkom mogelijke ruis
Een rustige werkomgeving draagt bij aan uw focus. Werkt u thuis, maak dan goede afspraken met andere gezinsleden. Zo vermindert u het aantal storingsmomenten. Ook een headset en microfoon bieden uitkomst. Hiermee dempt u achtergrondgeluiden, zoals mee-tikken op het toetsenbord, en andere vergaderleden horen zichzelf niet terug via uw microfoon. Hoe minder afleiding, hoe makkelijker de samenwerking. - Stel vooraf een agenda op
Structuur is een belangrijk onderdeel van iedere vergadering, ook die op afstand. Stel vooraf in teamverband een lijst met onderwerpen op en deel die tijdig onder alle leden. Zo zorgt u ervoor dat iedereen zich goed kan voorbereiden en u de lijst eventueel kunt aanvullen. Zorg er ook voor dat de vergadering geleid wordt door een voorzitter. Dat werkt een stuk effectiever en doelgerichter. - Wees op tijd aanwezig
Bij videovergaderen wordt er ingebeld vanaf verschillende locaties. Net als fysieke vergaderingen is het belangrijk om op tijd aanwezig te zijn. Niets zo vervelend en inefficiënt als moeten wachten op anderen. Organisatoren doen er daarom goed aan e-mailuitnodigingen te versturen, zodat de vergadering wordt geblokt in de agenda van teamleden. Zo vergadert u net even effectiever. - Geef iedereen de ruimte
Tijdens videovergaderen kan het wat lastiger zijn om in te schatten wanneer u kunt inhaken op het gesprek. Dat komt doordat er soms een vertraging op het beeld en geluid zit. Dit kan worden opgelost door iemand het gesprek te laten voorzitten. Hij of zij heeft dan de taak om iedereen – indien nodig – het woord te geven. Ook gebruik van de chatfunctie, bijvoorbeeld die in Microsoft Teams, is in dat geval erg handig. Zo voorkomt u dat iedereen door elkaar praat en houdt u het overzicht.
Wij maken samenwerken eenvoudiger
Wilt u uw collega’s ook eenvoudiger laten samenwerken op afstand? Neem vrijblijvend contact op met onze specialisten. Wij ondersteunen u graag met advies en oplossingen op maat. Zo richten we uw communicatie nog slagvaardiger in en versterkt u uw dienstverlening. Wilt u langskomen bij Axoft in Capelle aan den IJssel, of spreken we af bij u op kantoor? Maak online een afspraak.
