Zo verbeter je de ICT-kennis van je collega’s (en houd je deze op niveau)

Je kent het spreekwoord ‘zo sterk als de zwakste schakel’. Dat geldt voor de security van je IT dubbel en dwars. En aangezien het gros van de datalekken een menselijke oorzaak heeft, is er veel baat bij het upgraden van de ICT-kennis bij al je collega’s. Hoe je dat doet? Daar heeft collega Joachim Hodes een aantal tips voor.

Drie uur per week kwijt aan ICT-problemen

Een gebrek aan de juiste ICT-kennis is niet alleen een risico voor je dataveiligheid; het zorgt ook voor improductiviteit en frustraties. Uit eerder onderzoek van Ctrl Alt Delete is gebleken dat Nederlanders maar liefst 8 procent van hun werktijd kwijt zijn aan ICT-problemen. Per week komt dat neer op 3,2 uur ‒ bijna een halve werkdag.

En waar moet je dan aan denken bij ICT-problemen? Bijvoorbeeld het niet weten hoe functies van een programma werken. Of zaken onnodig overtypen of optellen waar handige Office-functies voor zijn. Bestanden lokaal opslaan en mailen in plaats van één versie in de cloud hebben staan. Of hierdoor bestanden kwijtraken. Meerdere keren een verkeerd wachtwoord gebruiken waardoor je account tijdelijk geblokkeerd is. Het zijn problemen die dagelijks veel voorkomen.

Tips om ICT-kennis te verbeteren

Het is duidelijk dat het verbeteren van de ICT-kennis en -vaardigheden van je collega’s op vele vlakken voordeel oplevert. Maar hoe pak je dit aan?

Een aantal tips:

• Begin met een uitgebreide on-boarding: Zorg dat nieuwe collega’s uitgebreid uitleg en training krijgen over de te gebruiken programma’s, en stem deze af op hun kennisniveau.
• Zorg voor IT-instructies en een goede plek om deze te delen: Soms is het fijn om de IT-instructie er nog even bij te kunnen pakken. Zorg dat je deze altijd up-to-date en op een centrale plek hebt staan. Bijvoorbeeld op je intranetpagina.
• Deel elke week een ICT-tip: Met feitjes, wistjedatjes of korte howto’s verbeter je op een laagdrempelige en leuke manier de ICT-kennis van je collega’s. Gebruik hiervoor het intranet of de interne nieuwsmail als die er zijn.
• Betrek gebruikers bij het traject van nieuwe IT-oplossingen: Adoptie is het sleutelwoord voor een succesvolle implementatie van een IT-oplossing. Zorg dat je vanaf moment één de gebruikers betrekt om het draagvlak direct zo groot mogelijk te maken.
• Geef gebruikerstrainingen op maat: Neem de tijd om gebruikers uitgebreid te trainen in het gebruik van (nieuwe) IT-oplossingen. Houd de groepsgrootte beperkt en deel de groepen in op relevantie voor de functie en het kennisniveau.
• Wijs binnen elk team of elke afdeling een ‘IT captain’ aan: maak het stellen van IT-vragen laagdrempelig door een aanspreekpunt binnen elk team hiervoor aan te wijzen. Zo ontzie je tegelijkertijd de IT-afdeling.

Axoft-cademy voor trainingen op maat

Bij Axoft geloven we dat IT-kennis bij gebruikers aan de basis staat van een succesvolle implementatie. Of dit nu gaat om het gebruik van een nieuwe smartphone, e-mailprogramma of cloudwerkplek. Daarom staan we altijd uitgebreid stil bij het kennisniveau van de gebruikers en hoe dat eventueel naar het juiste niveau te brengen. Dat kan bijvoorbeeld met onze eigen gebruikerstrainingen vanuit de Axoft-cademy. Deze kunnen zowel op afstand als in-company worden verzorgd.

Wil je graag van gedachten wisselen over hoe we de ICT-kennis van jóúw collega’s kunnen verbeteren? Neem contact met ons op. We helpen je graag vooruit!

Joachim Hodes

Product- & Partnermanager